Inleiding

In dit document wordt uitleg gegeven over de bescherming van privacygevoelige informatie in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Met dit privacystatement krijgt u informatie over uw rechten en onze plichten, die gelden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en aanverwante wet- en regelgeving.

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving is SIEV, gevestigd te 3521 AZ  Utrecht, aan het Stadsplateau 7-8.22, hierna ook te noemen SIEV of Verantwoordelijke.

Korte omschrijving diensten

SIEV is dé mkb-branchevereniging voor ondernemers in de schoonmaakbranche.

Verwerking persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door SIEV in haar eigen organisatie is beperkt tot persoonsgegevens van de aangesloten leden, maar ook contactpersonen en directieleden van leveranciers en partners.
De verwerking betreft alleen algemene persoonsgegevens, zoals naam, adres en woonplaats en telefoonnummer en e-mailadres alsook omzetgegevens. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevens worden opgeslagen in een aparte technisch en organisatorisch beveiligde digitale omgeving, die naar de laatste stand van de techniek beveiligd en beheerd wordt.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Om de werkzaamheden te verrichten, af te stemmen en om verantwoording af te kunnen leggen over de verrichte werkzaamheden is het nodig dat we persoonsgegevens zoals contactgegevens in ons bezit hebben en gedurende een zekere tijd houden. Ook vanwege de facturering is de verwerking van persoonsgegevens en omzetgegevens nodig.

Het doel van deze verwerking is dus het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de aangesloten leden en de facturering van die werkzaamheden. De verwerking is aldus noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en ook voor de interne (financiële) administratie/facturering van geleverde diensten en lidmaatschapsgelden.

Vanwege wettelijke verplichtingen zijn wij gehouden facturen (mogelijk met persoonsgegevens) te bewaren gedurende een zekere termijn. In een enkel geval zal de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn vanwege de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of een derde, zulks alleen als de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Tot slot zal verwerking kunnen plaatsvinden op grond van toestemming van betrokkene.

De grondslagen van de verwerking van persoonsgegevens zijn aldus:

• uitvoering van de overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang;
• toestemming betrokkene.

De verwerking zelf voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan richtlijnen zoals:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Toegang

Toegang tot persoonsgegevens hebben alleen die medewerkers van SIEV, die in hun functie en taken, direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de contractueel overeengekomen dienstverlening van SIEV. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Derden die door of namens SIEV worden ingezet, maar ook de door hen gesuperviseerde medewerkers, welke direct bij de diensten betrokken zijn, hebben toegang tot de noodzakelijke persoonsgegevens voor wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden. Waar nodig zal een aparte verwerkersovereenkomst aangegaan worden.

Wat zijn de plichten van SIEV?

SIEV is volgens de AVG de Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die ten behoeve van haar eigen organisatie plaatsvindt. Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld, zoals hiervoor vermeld is. Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden, tenzij het een verenigbaar doel betreft in de zin van de AVG of de Uitvoeringswet AVG.

Alle medewerkers van SIEV gaan vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Dat is schriftelijk vastgelegd in elke arbeidsovereenkomst van die medewerkers of een verwerkersovereenkomst/ SLA agreement indien een externe medeweker ingehuurd wordt voor bepaalde werkzaamheden.

Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om een beveiligingsincident te voorkomen.

Gegevens worden niet buiten de EU opgeslagen.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede dienstverlening. Daarna worden ze vernietigd. Voor factuurgegevens is deze bewaartermijn in principe 7 jaar, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.

Uw rechten als betrokkene

U heeft de volgende rechten:

• Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. SIEV deelt u op uw verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of er persoonsgegevens van u worden verwerkt. U of uw gevolmachtigde heeft – na vaststelling van uw identiteit – recht op inzage in de op uw persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. U heeft recht op een kopie van de beschikbare gegevens die over u zijn vastgelegd. SIEV mag u vragen hiervoor een redelijke vergoeding te betalen;
• Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad);
• Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn. Op schriftelijk verzoek van u of uw gevolmachtigde gaat SIEV over tot verbeteren, aanvulling en/of verwijdering van de met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens in het bestand, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen. Dit verzoek wordt alleen in behandeling genomen als hierbij nauwkeurig wordt aangegeven welke specifieke verwerkte gegevens moeten worden verwijderd en door welke andere specifieke gegevens gecorrigeerd moeten worden.
  SIEV deelt u zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of zij daaraan voldoet. Indien zij daaraan niet of niet geheel wil of kan voldoen, omkleedt zij dat met redenen;
• Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven. SIEV is dus alleen gerechtigd de voor vernietiging vatbare gegevens te wissen en verdere verwerking achterwege te laten en (dat derden ervoor zorgen) dat iedere koppeling naar of kopie of reproductie van die gegevens wordt gewist, op basis van een van de volgende gronden:
  • u maakt bezwaar tegen de Verwerking van Persoonsgegevens en de gegevens zijn niet langer nodig in verband met de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt;
  • u trekt de toestemming waarop Verwerking is gebaseerd in, of
  • de toegestane termijn voor opslag is verstreken terwijl een andere grond voor Verwerking van de gegevens ontbreekt;
  • een rechtbank of regelgevende instantie heeft een rechtsgeldige uitspraak gedaan dat betreffende gegevens moeten worden gewist;
  • de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
• Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring aan uw dossier;
• Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Een verzoek tot correctie, verwijdering of verzet wordt in het betreffende dossier opgenomen. SIEV draagt er zorg voor dat een beslissing tot inzage en/of afschrift, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit schriftelijk via een brief of per e-mail
(bestuursbureau@siev.nl) kenbaar maken aan SIEV.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

De medewerkers van NEVOA hebben ieder de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de derden niet zonder uw toestemming toegang tot uw persoonsgegevens krijgen. Dus uw toestemming is dan vereist.

Op deze regel bestaan echter enkele wettelijke uitzonderingen, zoals verplichtingen tegenover Rijksoverheden zoals Belastingdienst, Gezondheidsinspectie en dergelijke. Als zich zo’n uitzondering zou voordoen, zullen wij u vooraf informeren.

Uitwisseling gegevens

SIEV wisselt in beginsel geen relevante gegevens met derden. Dat is alléén anders als u hiervoor gericht toestemming heeft gegeven. Alleen met uw toestemming kunnen gegevens gedeeld worden met derden. Aan derden worden geen persoonsgegevens verstrekt tenzij dit noodzakelijk is en u daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Van de toestemming wordt aantekening gemaakt in het dossier. Een gegeven toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken.

Persoonsgegevens mogen worden verstrekt wanneer dat noodzakelijk is een wettelijke verplichting na te komen waaraan SIEV onderworpen is. Dit geldt bijvoorbeeld voor informatieverstrekking aan de Belastingdienst in het kader van een onderzoek naar de financiële administratie.

Vraag of klacht

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over de verwerking van uw gegevens of onze omgang met uw gegevens? Dan gaan wij hierover graag met u in gesprek. U kunt ons bereiken op telefoonnummer 085 – 2 10 11 20.